10 вещей, которые вы должны знать

1. Создание задачи в Microsoft Outlook
2. Создание задачи на основе сообщения электронной почты
3. Назначение задач другим пользователям
4. Редактирование задачи
5. напоминания
6. Циклические задачи
7. Фильтрация задач
8. Отслеживание выполнения поставленных задач
9. Предоставить общий доступ к папке задач с коллегой / другим пользователем
10. Доступ к задачам на мобильном устройстве

Пользователи почты Microsoft Exchange и Outlook часто сосредотачиваются на основной функции своих учетных записей электронной почты, а именно на отправке и получении электронной почты, контактах, без которых это, конечно, было бы невозможно, и на календаре, который необходим для настройки собраний и расписаний действий. Однако они забывают, насколько лучше можно работать с помощью модуля «Задачи».
Ниже приведены наиболее полезные действия, которые пользователи Exchange могут выполнять при работе с задачами.

Создание задачи в Microsoft Outlook

Задача - это элемент, который почтовый пользователь Exchange может создать в Outlook или Outlook Web App, а затем отслеживать его выполнение до завершения. Этот элемент может быть просто задачей, электронной почтой или контактом, который был помечен последующим флагом. По умолчанию все задачи «помечаются» при создании, даже если у них нет даты начала или завершения. Таким образом, просто пометка выбранного сообщения электронной почты или контакта одновременно создает элемент задачи и отображается в области задач . Больше информации на эту тему ,

Создание задачи на основе сообщения электронной почты

Интересной и полезной функцией Outlook является возможность создавать задачи на основе сообщений электронной почты. Вместо создания новой задачи и заполнения подробной информации о действиях просто перетащите выбранное сообщение в папку «Задачи». Содержимое сообщения (исключая вложения) просто копируется в содержимое новой задачи. Точно так же, как задачи, созданные «с самого начала», в задаче, настроенной на основе сообщения, вы можете установить дату завершения, добавить напоминание или назначить задачу другому пользователю.

Назначение задач другим пользователям

Часто случается так, что мы хотим дать коллеге или подчиненному какую-то задачу, и в изобилии текущих дел мы просто передаем эту задачу в мимолетном разговоре в офисе, на встрече или в телефонном разговоре. К сожалению, отсутствие регистрации таких рекомендаций в письменном виде может привести к упуску из виду важной деятельности, поэтому действительно стоит публиковать задачи с помощью Outlook. Назначение задач для выполнения другими пользователями в Outlook или Outlook Web App занимает всего минуту - на вкладке «Задача» достаточно указать тему задачи, ее детали и временной диапазон, в котором она должна быть выполнена. Затем задание следует отправить выбранному человеку. Назначенная задача отображается в почтовой программе как лица, которое их назначило, так и подрядчика.

Редактирование задачи

Сведения о ранее созданной задаче можно изменить в любое время, начиная с ее имени, содержания и заканчивая датой начала и окончания и изменением приоритета.

напоминания

Стоит помнить, что для каждой задачи (кроме задач, назначенных другому человеку), вы можете включить напоминание о запланированной деятельности. Напоминание отображается в отдельном окне в заранее установленную дату и с соответствующим заданным авансом относительно конечного срока. Иногда мы получаем много электронных писем, и мы не просто отвечаем на все в данный момент. Достаточно установить напоминание для выбранных сообщений, и в указанный день в установленное нами время появится информация о задаче, которую нужно выполнить.

Циклические задачи

Модуль «Задачи» в Outlook и Outlook Web App в дополнение к отдельным задачам также позволяет задавать действие, которое будет выполняться циклически, то есть действие, выполняемое регулярно каждые несколько дней, каждый месяц или в другом режиме. Созданная циклическая задача может, например, относиться к отправке информационного бюллетеня компании, переводу вкладов ZUS или подготовке и подаче налоговых деклараций. Существует четыре типа цикла: ежедневный, еженедельный, ежемесячный и годовой - благодаря этому пользователь может точно настроить частоту повторения задачи, например, создание повторяющейся задачи каждый понедельник и среду или каждые три недели.

Фильтрация задач

Задачи могут быть отсортированы в соответствии с различными критериями: дата начала, дата завершения, статус (активные, просроченные и выполненные задачи), категории (например, маркетинговая задача может быть найдена для задач с маркетинговой категорией), достоверность (группировка товаров по низкой, нормальной важности) и высокий) и тип (задачи, связанные с сообщениями электронной почты или приглашения на собрания).
Стоит помнить о возможности фильтрации - прозрачное представление оптимизирует работу и организацию запланированных мероприятий.

Отслеживание выполнения поставленных задач

Чтобы иметь возможность отслеживать ход выполнения задач, назначенных другим пользователям в Outlook, не забудьте установить флажок Обновлять мой список задач в параметрах задач , используя копию задач, назначенных другим людям . Мониторинг хода реализации осуществляется с помощью поля% Complete, которое обновляет пользователя, назначившего задачу, или получателя задачи при отправке отчета о состоянии назначенной задачи.

Предоставить общий доступ к папке задач с коллегой / другим пользователем

Папка «Задачи» может использоваться совместно с другими пользователями в той же организации, что и общие папки почты, календарь или заметки. Благодаря тому, что каждый элемент Outlook может быть помечен как личный после совместного использования папки, пользователи могут быть уверены, что помимо общего доступа к вашей основной папке задач, стоит помнить, что в Outlook пользователи могут создавать больше папок Задачи, например. конкретные действия сотрудников (задачи, связанные с конкретным проектом, продуктом и т. д.).

Доступ к задачам на мобильном устройстве

Каждое мобильное устройство, поддерживающее протокол ActiveSync, позволяет настроить учетную запись электронной почты Exchange с полной синхронизацией не только электронной почты, контактов и записей календаря, но и задач. Это означает, что список дел в почтовой программе будет автоматически синхронизирован со списком задач в телефоне. Кроме того, если у кого-то помимо его собственной учетной записи в телефоне настроена другая учетная запись Exchange, например общая учетная запись с другими пользователями, также будет иметь доступ к задачам другой учетной записи. Таким образом, даже не имея доступа к рабочему компьютеру за пределами офиса, ваши сотрудники могут регулярно проверять запланированные действия.

резюме

Название статьи

10 вещей, которые вы должны знать - почтовые задачи Microsoft Exchange

описание

Задачи почты Microsoft Exchange позволяют сотрудникам быстро и легко планировать действия и следить за их ходом.

автор

Ergonet.pl

Похожие

Комментарии